Chứng kiến chữ ký: Quy định đối với chứng thư và các tài liệu khác

Tổng quan

Có thể cần một người làm chứng khi một người ký chứng thư hoặc một tài liệu khác có các thủ tục lập văn bản riêng. Vai trò của người làm chứng nhìn chung là quan sát việc ký và xác nhận rằng chữ ký được thực hiện trước mặt họ.

Mọi người thường hỏi ai có thể làm người làm chứng, người làm chứng có phải độc lập hay không, chữ ký có thể được chứng kiến từ xa hay không, và việc chứng kiến chữ ký có chứng minh tài liệu hợp lệ hay không. Câu trả lời phụ thuộc vào loại tài liệu và các quy định pháp luật áp dụng.

Hướng dẫn này giải thích những điểm chính đối với các tài liệu được ký tại Anh và xứ Wales. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn về một tài liệu cụ thể. Alstern Solicitors có thể tư vấn về các yêu cầu lập văn bản hoặc rà soát tài liệu, tùy thuộc vào việc xác nhận phạm vi dịch vụ của công ty.

Các cân nhắc pháp lý chính

Khi nào cần có người làm chứng?

Không có quy tắc chung nào yêu cầu mọi tài liệu đều phải có người làm chứng. Hãy kiểm tra đạo luật liên quan, các điều khoản của tài liệu và yêu cầu của giao dịch.

Đối với chứng thư của cá nhân, Đạo luật Bất động sản (Các Quy định Tổng hợp) 1989 yêu cầu chữ ký của cá nhân phải được chứng kiến và xác nhận, hoặc, trong trường hợp thay thế được quy định, cá nhân đó chỉ định người khác ký trước mặt mình và hai người làm chứng.

Tài liệu cũng phải thể hiện rõ ngay trên văn bản rằng nó được dự định là một chứng thư, và phải được chuyển giao với tư cách là một chứng thư.

Người làm chứng cần làm gì khi một cá nhân ký chứng thư?

Đối với chứng thư do một cá nhân ký, người làm chứng cần:

• có mặt trực tiếp khi người đó ký;
• quan sát việc chữ ký được thực hiện;
• xác nhận chữ ký theo yêu cầu của tài liệu; và
• điền đầy đủ các thông tin của người làm chứng được yêu cầu trong tài liệu.

Hướng dẫn của Cơ quan Đăng ký Đất đai của Hoàng gia Anh nêu rằng, đối với các chứng thư mà cơ quan này xử lý, người làm chứng cần ký và ghi tên, địa chỉ của mình ở dạng dễ đọc. Hướng dẫn cũng nêu rằng, đối với các chứng thư đó, người làm chứng phải có mặt trực tiếp khi chữ ký được thực hiện.

Ai nên làm người làm chứng?

Người làm chứng nên là người thực sự có thể quan sát việc ký và, nếu cần, giải thích những gì mình đã thấy. Nên chọn một người trưởng thành độc lập, không phải là một bên trong tài liệu.

Đối với các chứng thư liên quan đến đất đai, hướng dẫn của Cơ quan Đăng ký Đất đai của Hoàng gia Anh khuyến nghị người làm chứng phải đủ trưởng thành để lời khai của họ có thể được tin cậy nếu việc lập văn bản sau này bị đặt câu hỏi. Một bên trong chứng thư không nên làm chứng cho chữ ký của bên khác.

Yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy từng tài liệu. Khi một mẫu hoặc bên nhận cụ thể đặt ra yêu cầu, hãy tuân theo các yêu cầu đó.

Công ty có thể ký tài liệu mà không cần người làm chứng không?

Công ty có thể lập văn bản bằng cách đóng con dấu chung hoặc bằng các phương thức ký theo Đạo luật Công ty 2006. Các phương thức này bao gồm việc hai người ký được ủy quyền ký thay mặt công ty, hoặc một giám đốc ký trước sự chứng kiến của một người làm chứng xác nhận chữ ký đó.

Một tài liệu được dự định có hiệu lực như chứng thư cũng phải đáp ứng các yêu cầu liên quan đến chứng thư, bao gồm việc chuyển giao. Đạo luật Công ty 2006 quy định rằng chứng thư của công ty được coi là đã chuyển giao khi được lập, trừ khi chứng minh được có ý định ngược lại.

Chứng kiến một tuyên bố pháp định có giống như vậy không?

Không. Người chứng kiến một chữ ký thông thường không nhất thiết có thẩm quyền tiếp nhận tuyên bố pháp định. Tuyên bố pháp định phải được lập trước một người được pháp luật cho phép tiếp nhận, theo đúng thủ tục bắt buộc.

Người làm chứng xác nhận điều gì?

Người làm chứng nhìn chung xác nhận rằng họ đã quan sát người đó ký. Trừ khi được yêu cầu riêng và có đủ tư cách pháp lý để làm điều đó, người làm chứng không xác nhận rằng:

• nội dung là đúng sự thật;
• người ký hiểu mọi hệ quả pháp lý;
• người ký có năng lực pháp lý;
• tài liệu có hiệu lực pháp lý; hoặc
• người ký không chịu áp lực.

Người làm chứng không được tuyên bố đã quan sát một chữ ký nếu họ không thực sự chứng kiến.

Những yếu tố thường được xem xét

• Loại tài liệu: chứng thư, hợp đồng, tuyên bố pháp định và các văn bản khác có thể có các thủ tục khác nhau.
• Ai là người ký: cá nhân và công ty có thể có các phương thức lập văn bản khác nhau.
• Sự có mặt của người làm chứng: người làm chứng có phải có mặt trực tiếp tại thời điểm ký hay không.
• Cách diễn đạt xác nhận: phần ký xác nhận hoặc lời xác nhận của người làm chứng theo yêu cầu đã được hoàn thành chưa.
• Mức độ phù hợp của người làm chứng: có thể xác định và liên hệ người làm chứng nếu việc lập văn bản sau này bị phản đối hay không.
• Chuyển giao và hoàn tất: tài liệu có phải được chuyển giao hoặc đáp ứng các yêu cầu bổ sung của giao dịch hay không.
• Yêu cầu của bên nhận: bên cho vay, Cơ quan Đăng ký Đất đai, tòa án hoặc tổ chức khác có yêu cầu một mẫu cụ thể hay không.

Các sai sót hoặc rủi ro thường gặp

• Ký chứng thư trước khi người làm chứng đến: người làm chứng có thể không thể xác nhận rằng họ đã thấy chữ ký được thực hiện.
• Dùng hình thức chứng kiến từ xa mà không kiểm tra: hướng dẫn của Cơ quan Đăng ký Đất đai của Hoàng gia Anh yêu cầu phải có mặt trực tiếp đối với các chứng thư mà cơ quan này xử lý.
• Để thiếu thông tin của người làm chứng: thông tin thiếu hoặc khó đọc có thể gây khó khăn thực tế hoặc chậm trễ.
• Cho rằng người làm chứng xác nhận tài liệu hợp lệ: việc chứng kiến tự nó không xác lập rằng tài liệu hợp lệ hay nội dung là đúng sự thật.
• Dùng một bên trong chứng thư làm người làm chứng: điều này có thể làm suy yếu việc xác nhận chữ ký.
• Nhầm lẫn người làm chứng với viên chức chứng nhận lời tuyên thệ: người làm chứng chữ ký không tự động có thẩm quyền tiếp nhận tuyên bố pháp định.
• Dùng sai phương thức lập văn bản của công ty: hãy kiểm tra thẩm quyền của công ty và các thủ tục theo luật định trước khi ký.
• Bỏ qua yêu cầu về chuyển giao: chứng thư phải được chuyển giao với tư cách là một chứng thư thì mới có hiệu lực.

Nghiên cứu tình huống từ Alstern Solicitors

Chỉ là ví dụ minh họa. Đây không phải là báo cáo về một vụ việc thực tế của khách hàng Alstern Solicitors.

Bối cảnh

Một chủ sở hữu bất động sản đang chuẩn bị một chứng thư và nhờ một người hàng xóm làm chứng cho chữ ký. Chủ sở hữu ký trước khi người hàng xóm đến và đề nghị người hàng xóm ký vào phần dành cho người làm chứng sau đó.

Thách thức

Người hàng xóm không thấy chủ sở hữu ký và không chắc việc chứng kiến sau đó có đủ hay không.

Cách chúng tôi hỗ trợ khách hàng

Trong một vụ việc như vậy, luật sư có thể rà soát tài liệu và các yêu cầu lập văn bản áp dụng, giải thích rằng người làm chứng không được xác nhận một chữ ký mà mình không thấy, và tư vấn các bước đúng để lập văn bản.

Kết quả

Các bên có thể cần lập lại tài liệu theo đúng thủ tục. Việc lập lại có khả thi hay cần thiết hay không phụ thuộc vào tài liệu, giao dịch và yêu cầu của bên nhận.

Điều gì xảy ra nếu bạn chọn sai luật sư hoặc luật sư thiếu kinh nghiệm?

Tư vấn không đúng về việc lập văn bản có thể dẫn đến tài liệu bị từ chối, giao dịch bị chậm trễ, phát sinh thêm chi phí hoặc tranh chấp về việc tài liệu đã được ký và chuyển giao đúng cách hay chưa.

Người tư vấn cần xác định hình thức pháp lý của tài liệu, những người ký và người làm chứng cần thiết, cũng như mọi yêu cầu riêng do giao dịch hoặc tổ chức tiếp nhận đặt ra.

Alstern Solicitors có thể hỗ trợ như thế nào?

Alstern Solicitors có thể tư vấn về việc lập văn bản, rà soát các yêu cầu về ký và giải thích liệu có cần người làm chứng hay viên chức có thẩm quyền hay không. Phạm vi dịch vụ của công ty cần được xác nhận trước khi đăng bài.

Khi tài liệu liên quan đến đất đai, công ty hoặc một giao dịch quốc tế, có thể áp dụng thêm các thủ tục bổ sung. Hãy tìm tư vấn trước khi ký nếu các yêu cầu của tài liệu chưa rõ ràng.